המדריך השלם להפקת אירועים: שלב אחר שלב לכל סוגי האירועים

מתכננים  אירוע אבל לא יודעים מאיפה להתחיל? תוציאו את הניחושים מהמשוואה  עם הצ'קליסט שלנו להפקת אירועים שקל לעקוב. קבענו בשבילכם  את השלבים החיוניים שיעזרו לכם לארגן אירוע בלתי נשכח מבלי להזיע. השאירו את הלחץ מאחור עם המדריך שהכנו במיוחד בשבילכם שתוכלו לארגן אירוע חלומי!

המדריך השלם להפקת אירועים: שלב אחר שלב

חודש לפני, או אפילו יותר:

בחירת תאריך ושעה

חשבו על תאריך לאירוע , אך  אל תהיו מקובעים על תאריך ספציפי. היו גמישים ובדקו האם האורחים החשובים ביותר  לאירוע זמינים לתאריך שבחרתם.

אם יש לכם מקום מועדף שבו אתם רוצים לארגן את האירוע ,כמובן חשוב לבדוק  עם המקום מראש אם הם זמינים להשכרה ביום שבחרתם.

החלטה על נושא

אם מדובר בחתונה / בת מצווה / בריתה וכו' כמובן שנושא  האירוע ברור אך עדיין אפשר  לקיים את האירוע באווירת  שנות ה 80, המערב הפרוע, סגנון הוואי וכו'

תכנון רשימת האורחים לאירוע

החליטו את מי אתם רוצים להזמין, תוך התחשבות בכך ששיעור ההגעה הצפוי הוא בדרך כלל סביב ה-70-80%. במידה ויש מעל כמה עשרות מוזמנים, כדאי לסדר את רשימת המוזמנים באקסל  כדי שיהיה מסודר ותוכלו לנהל מעקב מסודר לגבי מי  יגיע לאירוע

קביעת תקציב לאירוע

היו מציאותיים והתרכזו במקום שבו תרצו לבזבז ולחסוך. במידה ומדובר באירוע שנהוג לתת מתנות כספיות קחו גם אותם בחשבון

שכרו מקום או ארחו אותו בעצמכם

בחרו אם תרצו לארח את המסיבה שלך במקום מסוים או בבית. קחו בחשבון  את מספר האורחים שאתם מתכננים להזמין ואת הפעילויות שתארגנו. אירוח בבית יכול לחסוך לכם הרבה כסף, אבל שכירת מקום יכולה גם להקל עליכם וגם להעלות את היוקרה של האירוע, כמובן אם יש לכם חצר ענקית או בית גדול אפשר לארגן אותו גם בבית.

הזמינו בידור ותוספות

תקליטנים ולהקות הם אפשרויות פופולריות. טווח המחירים יכול לנוע בין כמה מאות שקלים לתקליטן באירוע פרטי ועד עשרות אלפי שקלים ללהקה באירוע, קחו בחשבון את התקציב ואת  קהל היעד.

אבל לא חייב רק, אפשר גם לטבל את האירוע עם מגוון אטרקציות לאירועים כגון  תאי צילום, תאי סלפי, השור הזועם ועוד.

ארגון בישול ביתי או השכרת קייטרינג

קחו בחשבון את הצרכים של כולם. האם לאורחים שלכם יש אלרגיות או דרישות תזונתיות מיוחדות? האם הרוב טבעוניים או קרנבורים? אם אתם לוקחים אחריות על הבישול, הכינו תפריט קל להכנה לטעם שיהיה מקובל על ידי רוב האורחים שלכם וכמובן כדאי שיהיה אופציה גם לטבעונים שלא יישארו רעבים.

אם אתם משתמשים בקייטרינג חיצוני, הקפידו ליידע אותם על כל הפרטים החשובים לפני שהם מתחילים להציע לכם תפריטים.

הזמן את האורחים שלך

ההזמנות שלכם צריכות לכלול את התאריך והשעה (כאילו דה), קוד הלבוש ונושא המסיבה. אם תרצו להשקיע אפשר להזמין הזמנות בבית דפוס ולחלק לאורחים ,אבל גם שליחת הודעה מספיקה וגם תוכלו גם ליצור דף אירוע מיוחד ברשתות חברתיות כמו פייסבוק. פרסום האירוע  יעורר את האורחים שלכם אפילו יותר ויעזור ליצור באזז ולעודד הגעה גם של אנשים אחרים למסיבה שלך

השיגו עזרה בתכנון האירוע

אם שכרתם מקום, בדקו מי יהיה הצוות שלך במקום. אם אתם מארגנים אירוע קטן יותר, רתמו משפחה או חברים שיעזרו לכם

שלושה שבועות לפני

תכננו את הפרטים לגבי עיצוב האירוע

חפשו בפינטרסט או בבלוגים רעיונות לקישוט ולמסיבות שמתחברים לנושא האירוע שלכם.

תכננו לוח זמנים לאירוע

נסחו לוח זמנים גס למסיבה שלכם. מתי שעת ההגעה של האורחים, מתי יהיה זמן הריקודים והאוכל ומתי יהיו הפעילויות שאירגנתם,

זה ייתן לכם תמונה ברורה יותר לאיך האירוע יתנהל ויתקדם

שליחת הזמנות לאורחים

זה הזמן לשלוח את ההזמנות בצורה שבחרתם, אם זה הזמנות מודפסות או הודעות.

לאחר השליחה תוכלו להתמקד בדברים הקטנים. לדוג' הזמנת עוגה  מקונדיטור או במידה ואתם רוצים לעשות זאת בעצמכם למצוא מתכון עוגה. טיפול באביזרים למסיבה שמתאימים לקונספט לדוג' כובעים מסכות או מה שמתאים לאווירה של האירוע

צרו תוכנית ישיבה לאורחים במידה וצריך

תוכנית ישיבה רלבנטית אם יש לכם יותר מ-50 אורחים. ומתוכנן ישיבה ממושכת במהלך האירוע

הקפידו להושיב אנשים באופן שווה ליד אנשים שהם מכירים וגם אנשים שהם לא מכירים, כדי לעודד מינגלינג ויצירת קשרים חדשים באירוע.

שבוע לפני כן

מעקב

התקשרו או שלחו אימייל / הודעה לאורחים שעדיין לא הגיבו להזמנה שלכם.

סיימו את כל הפרויקטים שתלויים בכם

אם מדובר בהכנת הקישוטים או באביזרים ואפילו העוגה שתכננתם להכין לבד זה בדיוק הזמן.

בנוסף זה הזמן להפעיל גם האנשים שיתנדבו לעזור לכם בארגון המסיבה וחלוקת תפקידים

הכינו פלייליסט מוזיקלי למסיבה

המוזיקה תיתן את הטון  ותקבע את האווירה באירוע. במידה וסגרתם תקליטן תוודאו איתו שהוא מקבל ממכם את כל המידע שהוא צריך על משתתפי האירוע ואילו סגנונות מוזיקה הם מעדיפים.

אם אתם מתכננים לנגן מוזיקה בעצמכם, הכינו מוזיקת רקע  לזמן קבלת הפנים עד שרוב האורחים יגיעו ולאחר מכן שאפו למלא את הרחבה מוקדם כדי שהאורחים ישתחררו כמה שיותר מהר ויוכלו להנות מהאירוע, כמובן גם חשוב לשמור שירים להיטים גם לחלק היותר מאוחר של הערב

אשרו את כל המשלוחים והאיסופים של  הפריטים למסיבה

תוודאו את כל מה שהזמנתם והאם זה מתאים  לכמות האורחים שאישרה הגעה וסגרו את כל הפרטים לגבי זמני המשלוח ושזה יגיע לפני היום הגדול.

דברו עם השכנים

אם אתם מארחים את האירוע בבית או בסביבה שיש שכנים שיכולים לסבול מן הרעש, תהיו נחמדים ותיתנו התראה מראש לשכנים  ותיידעו אותם שתתקיים מסיבה  ואם זה בסדר מבחינתם ואם יש משהו שתוכלו לעשות כדי שזה לא יפריע להם כל כך לדוג' לנגן מוזיקה רק עד שעה מסויימת.או שכמובן אפשר גם להזמין אותם למסיבה (כדי שלא יתקשרו למשטרה על רעש 🙂 )

איסוף השכרות ופרחים

אספו את כל ההזמנות שביצעתם למסיבה, אם מדובר באוכל עוגה משקאות, פרחים וכו' וודאו שהכל מוכן ליום הגדול.

קנו פריטים של הרגע האחרון

שכחתם משהו, או הבנתם שאתם צריכים פריטים נוספים ברגע האחרון? עכשיו זו ההזדמנות שלכם לקנות אותם!

טענו את המצלמה שלכם

תארו לעצמכם שלא תוכלו לתפוס את הרגעים הטובים ביותר של האירוע שלכם בגלל סוללה חלשה! טעינה של של המצלמה (או הטלפון כאילו דה) תפתור זאת, או שאפשר להאציל סמכויות ולתת את תפקיד הצילום וההנצחה לאחד האורחים.

בדקו  את הסקז'ואל של אירוע וודאו שכל  הפינות סגורות

תכנון אירוע הוא תהליך ארוך ויש דברים שבאופן טבעי מתפספסים בדרך. בדקו שוב את הרשימות שלכם והשלימו את כל המשימות הקטנות שלא טיפלתם עד עכשיו.

ביום האירוע

התחילו את המסיבה לפני שהמסיבה האמיתית מתחילה

אם אתם בקשר עם האורחים שלכם ברשתות החברתיות, אולי יהיה נחמד לשלוח להם הודעה בבוקר המסיבה והזכירו להם את הפרטים של האירוע שלכם ונסו ליצור קצת התרגשות על ידי מתן כמה טיזרים ועידודים כדי להביא אותם במצב רוח  הכי טוב לאירוע שלכם.

זה גם הזמן לתת למעצב שבכם להשתולל! הציבו סידורי פרחים מקמו  את התאורה, השולחנות, פינות ההגשה ורחבת הריקודים. זכרו לא לנפח בלונים עד 1-2 שעות לפני האירוע שלכם!

בדקו את הפלייליסט וההגברה של האירוע

בדקו שוב שהפלייליסט שלכם מסודר לאירוע ובצעו בדיקות קול כדי למנוע פדיחות במהלך האירוע

קבלו את האורחים שלכם!

זכרו שאתם כאן גם למסיבה! קבלו את האורחים שלכם בחיוך ובהתלהבות כדי שגם הם יתלהבו.

תיזמו היכרות בין אנשים באירוע

נסו לחבר בין אורחים שלא נפגשו קודם לכן על ידי היכרות ביניהם, אם ידוע לכם על תחומי עניין משותפים זה מעולה לדוג' " היי הכרת את ספיר? היא גם עוסקת בתחום X".

אם תעשו זאת בשלב מוקדם באירוע , זה ייצור אווירה נינוחה שבה כולם מרגישים שהם מכירים את כולם.

תירגעו ותהנו

כל עוד הכל מאורגן ומסודר, לא אמורות להיות הרבה בעיות שיתעוררו במהלך האירוע, אז נסו להירגע וליהנות ממנה בעצמכם. אם האורחים שלכם רואים שאתם לחוצים ודואגים, זה יכול להשפיע עליהם ולהוריד את האווירה. אם אתם יכולים להרשות זאת לעצמכם, תמיד אפשר להשאיר את זה למקצוענים ולשכור גם מפיקי אירועים. רק זכרו שהעדיפות העיקרית שלכם היא שאתם והאורחים שלכם תהיו מאושרים ותהנו מהלילה!

אחרי המסיבה

תודה לכולם שהגעתם

הקפידו להודות לבעלי המקום, לעוזרים ולאורחים שלך. אם אתם רוצים להשתמש במכתבי תודה, הזמינו אותם במקביל להזמנות שלכם כדי לחסוך בעלויות המשלוח.

לנקות

או עם צוות שהזמנתם לאירוע או צוות העוזרים שלך, וודאו שכל הציוד והקישוטים ירדו ואתם עוזבים את המקום בצורה מסודרת כמו שהיה לפני שהגעתם.

בדקו את המצלמה שלכם

עברו על כל התמונות והסרטונים שצילמתם במהלך המסיבה ושלחו אותם לאורחים שלכם כזיכרון.

 

טיפים וטריקים בונוסים

כתבו צ'ק ליסט לאירוע משלכם

כל אירוע שונה. השתמשו בצ'ק ליסט הזה כמדריך ותכללו  את כל התוספות שאולי תצטרכו לשקול עבור האירוע שלכם.

וודאו שהבר מצויד היטב ושיש הרבה קרח

אתם יכולים לצפות מכל אורח שישתה בערך 1-2 משקאות בשעה הראשונה בממוצע , ו-1 עבור כל שעה לאחר מכן.

שכרו מקום עם פעילות מובנית

הזמנת מקום מהנה, כמו באולינג או בר קריוקי, תפשט את תכנון האירוע שלכם.

שוכרים מקום? מה דעתכם להכין גם צ'קליסט להשכרה?

כבר נגענו בעובדה שייתכן שאתם שוכרים מקום שיש לו חוקים משלו. לכן, מומלץ להכין רשימת פעולות שיש לבדוק עם בעל המקום לפני שתסגרו אצלו את האירוע. הנה כמה רעיונות ראשוניים:

• ודאו שיש לכם את הטלפון של מנהל המקום למקרה חירום.
• בדקו באיזו שעה אתם והעוזרים שלכם יכולים להגיע כדי להתחיל בהקמת האירוע. אם יש לכם משלוחים שצריכים להגיע למקום האירוע לבדוק היכן כדאי לקבל את הסחורה.
• בדקו שוב באיזו שעה אתם צריכים להיות מחוץ למקום האירוע ומתי אתם צריכים להחזיר את המפתחות. מקומות מסוימים עשויים לאפשר לך להשאיר דברים במקום ולאסוף אותם למחרת, אז חשוב לבדוק.
• ודאו למשך כמה זמן ניתן להגיש אלכוהול ומשקאות ומתי יש להפסיק את המוזיקה אם יש הגבלת רעש.
• האם יש חנייה חופשית בקרבת המקום, קבלו את כל המידע הדרוש על מיקום, מחיר,ולאן בדיוק להכווין את האורחים המגיעים עם רכב.
• בדקו עם מנהל המקום היכן יש להשליך את האשפה והאם המקום ממחזר או לא.

לסיכום

עם הצ'קליסט הזה תוכלו לתכנן כל אירוע החל מחתונה ועד מסיבת יום הולדת מצומצמת. המטרה של הצ'קליסט היא לתת לכם לוח זמנים וסדר פעולות להפקת אירועים כדי שתוכלו לתכנן אירוע חוויתי  ובלתי נשכח

מקווים שנהנתם

פקמן הפקות